職場×切り出したい
業務見直しの切り出し方
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「この業務、もっと効率よくできるはずなのに」と感じながら、なかなか言い出せずにいませんか。上司から「今のやり方で特に問題ないよね？」と言われると、改善提案がしづらくなってしまいますよね。変えたいのに、角が立つのも怖い。そんなもどかしさを感じている方のための例文をご紹介します。
まず結論
業務見直しを切り出すときは、「〇時間かかっています」と現状の数字を一つ添えてから相談するのがコツです。感情論に見えず、相手も一緒に考えやすくなります。
そのまま使える返信例
6件やんわり(2)
LINE
〇〇の業務について少しご相談があります。お時間のある際に〇分ほどいただけますでしょうか。
共通
〇〇の作業に毎回〇時間ほどかかっています。手順の見直しについてご相談させてください。
はっきり(2)
LINE
〇〇の業務フローについて改善案をまとめました。ご確認いただけますでしょうか。
対面
〇〇の手順に課題を感じています。改善策についてご相談させてください。
距離を置く(1)
共通
〇〇の業務について、現状をお伺いする時間をいただけますでしょうか。改善できる点がないか一度ご相談させてください。
しつこい時(1)
LINE
以前の〇〇の件、改めてご検討いただけますでしょうか。〇分だけお時間をいただけますと幸いです。
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⚠ 避けたいNG返信
①「このやり方って非効率だと思うんですけど」→ 批判に聞こえます ②「なんでこんな手順になっているんですか」→ 詰問と取られます ③「絶対にこのやり方の方がいいので変えてほしいです」→ 押しつけと感じさせます
まとめ
業務の見直しは批判ではなく「一緒に考える提案」として伝えることが大切です。「〇時間かかっています」と現状の数字を一つ添えるだけで、相手も動きやすくなります。「ご相談させてください」の一言を添えて、まず相手の時間をもらうところから始めてみてください。
よくある質問
Q. 上司が忙しそうで業務の相談を切り出せません▾
まずチャットで「ご相談があります。〇分ほどお時間をいただけますでしょうか」と一文だけ送るのがおすすめです。相手がタイミングを選べるので、話を聞いてもらいやすくなります。
Q. ベテランのやり方を変えてほしいとき失礼にならない言い方は？▾
最初に「いつもありがとうございます」と感謝を一言添えてから、「試しに別の方法を試してみたいのですが、ご意見をいただけますか」と自分発信の言葉にすると、相手のやり方を否定せずに提案できます。
Q. 一度断られた提案を再度持ちかけるポイントは？▾
「以前の件、改めて〇分だけご確認いただけますか」と短く絞った質問にするのが効果的です。長々と説明するより判断してほしい点を一つに絞ると、返答をもらいやすくなります。
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