職場×返信したい
定例会議の連絡への返し方
毎週・毎月の定例会議、案内が届くたびに「何て返せばいいんだろう」と迷ったことはありませんか。「〇月〇日（〇曜）の定例会議に参加をお願いします」というメッセージ一つでも、欠席や遅刻が重なる日は特に言葉に詰まるもの。返信をどこまで丁寧にすべきか悩む方も多いはずです。
まず結論
定例会議の返信は、まず『出席します』か『欠席させていただきます』と意思を先に述べるのがコツ。変更がある場合だけ理由と日時を短く添えれば、それだけで相手は安心できます。長文は不要です。
そのまま使える返信例
6件やんわり(2)
LINE
〇月〇日の定例会議、出席いたします。ご連絡ありがとうございました。
共通
恐れ入りますが、〇月〇日は所用と重なり欠席させていただきます。議事録をご共有いただけますと幸いです。
はっきり(2)
LINE
申し訳ありません、〇月〇日の会議に〇分ほど遅れます。先にお進みください。
対面
変更後の〇月〇日〇時で問題ありません。ご連絡ありがとうございます。
距離を置く(1)
共通
〇月〇日の会議、恐れ入りますがオンライン参加に変更させていただけますでしょうか。URLをご共有いただけますと幸いです。
しつこい時(1)
LINE
ご確認ありがとうございます。〇月〇日の会議、出席いたします。
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⚠ 避けたいNG返信
①「参加できるかどうかまだわかりません」→ 返事をはぐらかしている印象に聞こえます ②「会議の件、了解です」→ 目上の人には失礼と取られます ③「その日はちょっと難しいかもしれないんですが…」→ 欠席なのか来られるのか、相手が判断できないと感じさせます
まとめ
定例会議の返信は、まず参加・欠席の意思を明確に伝えることが最大のポイントです。遅刻や変更がある場合もその事実を一言添えるだけでOK。余計な言い訳や長文は不要です。次の案内が届いたら、この例文をそのままコピーして返信してみてください。きっとスムーズに返せます。
よくある質問
Q. 欠席のとき、理由は詳しく書くべきですか？▾
「所用と重なり」「他の予定があり」の一言で十分です。詳しい説明は不要で、その代わりに議事録の共有をお願いする一文を添えると丁寧な印象になります。
Q. SlackやLINEでの返信はどれくらい丁寧にすべきですか？▾
社内チャットでも「出席します。よろしくお願いします」程度の丁寧さは保つのがベストです。既読スルーや絵文字だけの返信は、特に欠席・遅刻の場面では誤解を招くことがあります。
Q. 返信が遅れて催促が来た場合はどう返せばいいですか？▾
まず「ご確認いただきありがとうございます」と一言添え、参加・欠席を簡潔に伝えましょう。謝罪を長々と書く必要はなく、相手が欲しい情報を先に伝えることが大切です。
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「返信したい」場面の言い方
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