職場×切り出したい
会議時間変更の切り出し方
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会議の時間を変更したいと思っても、どう切り出せば失礼にならないか悩みますよね。「また変更するの？」と思われないか不安で、言いそびれてしまうこともあるのではないでしょうか。特に2度目のリスケや当日急遽の場合でも、最初の一言さえ決まれば、あとはスムーズに進みます。
まず結論
まず『申し訳ありません』と一言謝り、変更後の候補時間を具体的に2つ提示するだけで大丈夫です。相手が選べる形にして渡すことが、スムーズに進む唯一のコツです。
そのまま使える返信例
6件やんわり(2)
LINE
お疲れ様です。〇月〇日の打ち合わせですが、〇時に変更していただくことは可能でしょうか。
共通
恐れ入りますが、〇月〇日の会議を〇時に変更させていただけないでしょうか。ご確認いただけますと幸いです。
はっきり(2)
LINE
急なご連絡で申し訳ありませんが、本日〇時の会議を〇時に変更していただけますか。
対面
突然で恐れ入りますが、〇日の会議の時間を変更させていただけないでしょうか。〇時か〇時ではいかがでしょうか。
距離を置く(1)
共通
誠に申し訳ございませんが、〇月〇日〇時のお打ち合わせを〇時に変更していただくことは可能でしょうか。
しつこい時(1)
LINE
たびたびご迷惑をおかけして申し訳ありません。〇日の会議、〇時か〇時でご都合はいかがでしょうか。
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⚠ 避けたいNG返信
①「都合が悪くなってしまって、できれば変えてもらえると助かるんですが…」→ 自信がなく重要案件でも後回しにされる印象に聞こえます ②「急で大変申し訳ないのですが、何とかなりますか？」→ 「何とかなりますか」が相手への丸投げと取られます ③「ちょっと時間が合わなくなってしまって、確認なのですが…」→ 前置きだけで何を求めているか見えず、要件不明と感じさせます
まとめ
会議の時間変更は言い出しにくいものですが、謝罪してから変更後の候補日・時間を2つ具体的に提示する流れで伝えれば、相手も動きやすくなります。遠慮して曖昧に伝えるより、候補を2つ出してスパッと選んでもらう方が、お互いにとってスムーズです。
よくある質問
Q. 何日前までに変更を伝えるべきですか？▾
理想は3日前以上ですが、当日でも「急なご連絡で申し訳ありません」と添えてすぐ連絡する方が、黙って当日欠席するより丁寧な対応です。
Q. 変更理由は詳しく説明すべきですか？▾
「別の予定が入りまして」程度で十分です。長々と説明しすぎると言い訳がましく聞こえるので、理由は一言に絞り、候補日をすぐ提示しましょう。
Q. 候補日は何個提示するのがよいですか？▾
2〜3個が目安です。1個だと相手が断りにくくなり、4個以上は選ぶ手間が増えます。「〇日〇時か〇日〇時はいかがでしょうか」が使いやすい形です。
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