職場×相談したい
会議の準備を相談する言い方
会議の担当を急に任されて、何から手をつければいいか分からない。資料作成の途中で手が止まる。そんなとき、上司に「どこまで進んでる？」と聞かれても、うまく状況を説明できない。忙しそうな相手に何度も聞くのも気が引ける。でも、曖昧なまま進めると当日トラブルになりかねない。
まず結論
会議準備の相談は『〇〇について〇分だけ確認させてください』と用件と時間を最初に伝えるだけで、相手が答えやすくなります。一度にまとめて持っていくのが、相手の手間を減らす一番の方法です。
そのまま使える返信例
6件やんわり(2)
LINE
急に会議を担当することになりました。準備の流れについて、少し教えていただけますか。
共通
〇〇さん、少しよろしいでしょうか。会議の準備について、確認すべき項目を教えていただけますか。
はっきり(2)
LINE
〇月〇日の会議資料の件でご確認させてください。〇〇の記載方法について教えていただけますか。
対面
明日の会議のアジェンダについて確認させてください。〇〇の項目の順番はこれでよろしいでしょうか。
距離を置く(1)
共通
本日〇時からの会議準備についてご確認したいのですが、会議室の鍵の受け取り方を教えていただけますか。
しつこい時(1)
LINE
何度もお伺いして申し訳ありません。残り〇点だけまとめてご確認いただけますか。
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⚠ 避けたいNG返信
①「何かあれば教えてください」→ 受け身すぎて、相手に丸投げしているように聞こえます ②「会議の準備をどうしたらいいかわからなくて」→ 何を聞きたいのかが伝わらず、相手が答えにくいと感じさせます ③「お忙しいところすみません、少しよろしいでしょうか、実は会議の件で…」→ 前置きが長く、本題まで時間がかかると感じさせます
まとめ
会議準備の相談で大切なのは、『何を・何分で』確認したいかを最初に伝えることです。『アジェンダの確認を3分だけ』という一言で、相手は答える準備ができます。質問はまとめて一度に持っていく習慣をつければ、忙しい職場でも動きやすい担当者になれます。
よくある質問
Q. 上司が忙しそうで相談するタイミングが掴めません▾
声をかける前に、確認したい内容を箇条書きにまとめておくと短時間で済ませられます。『〇点だけ確認させてください』と件数を先に伝えると、相手も見通しが立ちやすくなります。
Q. メールとチャット、どちらで相談すればいいですか▾
前日までの相談はメール、当日の急な確認はチャットが向いています。資料を添付して確認してもらいたい場合はメールを選ぶと、送受信の記録が残って後から見返せて安心です。
Q. 何度も質問してしまうのを防ぐにはどうすれば？▾
相談の前に『聞くこと一覧』を箇条書きでメモしておき、一度にまとめて持っていくのがコツです。チェックリストを使えば抜け漏れも防げて、相手を呼び止める回数を減らせます。
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